İşverenin Özlük Dosya Düzenleme ve Saklama Sorumluluğu

4857 sayılı İş Kanunu’nun 75. maddesi uyarınca işverenlerin çalıştırdığı her işçi için özlük dosyası düzenleme sorumluluğu bulunmaktadır. Buna göre, işveren kanunlar uyarınca saklamakla yükümlü olduğu her türlü belge ve kaydı her bir işçi için ayrı özlük dosyaları oluşturarak saklamakla yükümlüdür.

Oluşturulan özlük dosyaların muhafaza edilmesi, hukuka uygun olarak kullanılması, gizlilik ve güvenliğinin sağlanması işverenin sorumluluğundadır. Bu yazıda, işverenlerin özlük dosyalara ilişkin sorumluluklarında dikkat edilmesi gereken hususlar incelenecektir.

1. Özlük Dosyalarının Önemi Nedir?

 Özlük dosyası, resmi kurumların, işverenlerin ve işçilerin ihtiyaç duyabileceği bütün belgeleri içermesi nedeniyle iş süreçlerinin düzenli takibini sağlamaktadır.

İşçi ile ilgili tüm belgelerin eksiksiz tutulması hem işverenin hem de işçinin haklarını güvence altına almasını sağlar.

Özlük dosyasında yer alan bütün belgeler taraflar bakımından kesin delil niteliğindedir. Bu nedenle hukuki uyuşmazlık durumunda özlük dosyasındaki belgelerin doğru ve eksiksiz olması tarafların iddialarını kanıtlamasında büyük önem taşır.

2. Özlük Dosyasında Bulunması Gereken Belgeler Nedir?

İşçinin işe giriş süreci, çalıştığı süreç ve işten ayrılma sürecine ilişkin bütün bilgi ve belgelerin özlük dosyasında bulundurulması gerekir.

İşçiye ait özlük dosyasında bulunması gereken belgeler, yasal zorunluluklara, işverenin faaliyet gösterdiği alanlara, işçinin iş tanımı ve görevine göre değişiklik göstermektedir.

Bu nedenle özlük dosyası oluşturmadan önce işverenlerin kanundan doğan yükümlülüklerini araştırması ve bu doğrultuda özlük dosyalarını oluşturması önemlidir.

Genel itibariyle bir özlük dosyasında aşağıdaki belgeler bulundurulmalıdır:

• İş sözleşmesi,
• Sosyal Güvenlik Kurumu’ndan temin edilen belgeler,
• Kimlik fotokopisi,
• Adli sicil kaydı,
• Diploma ve sertifikalar,
• Sağlık raporu,
• İşçinin maaş bordroları,
• Fazla mesai bordroları,
• İzin belgeleri,
• İşten ayrılma sürecine ilişkin belgeler vb.

Ancak belirtildiği üzere özlük dosyasının içeriği bunlarla sınırlı olmayıp somut olayın özelliklerine göre değişebilecektir.

Özlük dosyalarında yer alan bilgi ve belgeler kişisel veri niteliğindedir. Dolayısıyla 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu hükümlerine göre özlük dosyalarının oluşturulması gerekmektedir.

Özlük dosyalarında işlenecek veriler için işçiden açık rıza alınmalı ve işveren için gerekli olmayan bilgiler zorunlu olmadığı sürece talep edilmemelidir.

3. Özlük Dosyasının Muhafazası Nasıl Sağlanmalıdır?

Özlük dosyalarının kişisel veri niteliğinde olması nedeniyle özlük dosyalarına erişimin kısıtlı olması gerekmektedir. Yalnızca ilgili kişilerin erişebilmesi ve yetkisiz kişilerin özlük dosyalarına erişiminin engellenmesi gerekmektedir.

Özlük dosyaların dijital ortamda saklanması halinde güvenli bulut sistemlerinde bulunması, çift doğrulama/şifreleme gibi yöntemlerle dosyalara erişimin zorlaştırılması gerekmektedir.

Özlük dosyaların fiziki olarak arşivlenmesi halinde ise işyerinde herkesin erişemeyeceği yerlerde, kilitli/şifreli dolaplarda muhafazasının sağlanması gerekmektedir.

Özetle, özlük dosyalarında yer alan işçiye ait bilgi ve belgelerin yetkisiz kişiler tarafından öğrenilmemesi için gerekli ve yeterli her türlü önlemin alınması gerekmektedir.

4. Özlük Dosyası Ne Kadar Süre Saklanmalıdır?

Özlük dosyası, işçinin çalıştığı süre boyunca güncel tutulmalı ve sürekli yenilenmelidir.  

İşçinin işten ayrılmasından sonra özlük dosyası imha edilmemeli, kanuni süreler boyunca özlük dosyası saklanmalıdır. İş Kanunu’nda özlük dosyasının saklanma süresine ilişkin herhangi bir süre belirlenmemiştir.

Ancak, uygulamada işçi ile işveren arasında doğabilecek uyuşmazlıklarda delil sağlaması açısından özlük dosyalarının işçinin işten ayrılma tarihinden itibaren en az 10 yıl süre ile saklanması önerilmektedir.

Saklama süresi biten evrakların güvenli bir şekilde imha edilmesi gerekmektedir.

5. Özlük Dosyalara İlişkin İşverenlere Uygulanabilecek Yaptırımlar Nelerdir?

Özlük dosyasına ilişkin sorumlulukların yerine getirilmemesi durumunda İş Kanunu uyarınca her bir özlük dosya için işverenlere idari para cezası verilmektedir.

Ancak yaptırım bununla sınırlı olmayıp, Kişisel Verilerin Korunması Kanunu, Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu, İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu, Türk Ceza Kanunu gibi birçok kanundan işverenlerin sorumluluğu doğabilmektedir.

Özlük dosyasının düzenlenmemesi, yetkili kurumlara ibraz edilmemesi, verilerin hukuka aykırı kaydedilmesi, özel hayatın ihlal edilmesi gibi birçok ihlal sebebiyle işverenlerin cezai ve hukuki yaptırıma tabi tutulması mümkün olabilmektedir.

Sonuç olarak, işverenlerin özlük dosyası oluşturma ve saklamaya ilişkin yükümlülüklerini eksiksiz yerine getirmesi önemlidir.